Erfahrungswissen sichern: So bleibt das Wissen im Betrieb, wenn erfahrene Mitarbeiter in Pension gehen

Erfahrungswissen sichern Sie, indem Sie früh festlegen, welches Wissen nur in einzelnen Köpfen steckt, und es in einer geplanten Übergabe festhalten: mit Gesprächen am Arbeitsplatz, aufgezeichneten Handgriffen und Tandems mit Nachfolgern. KI übernimmt dabei das Mitschreiben, Ordnen und spätere Wiederfinden. Die gemeinsame Arbeitszeit von Alt und Jung ersetzt sie nicht.

Das Thema läuft bereits. Laut einer Auswertung des AMS auf Basis der Prognosen von Statistik Austria sinkt die Zahl der Erwerbspersonen in Österreich bis 2050 gegenüber 2024 um 2,5 Prozent, das sind rund 121.000 Menschen. Bei den 15- bis 34-Jährigen rechnet die Prognose mit einem Minus von 9,0 Prozent. Die Babyboomer gehen nach und nach in Pension, die nachrückenden Jahrgänge sind deutlich kleiner.

Am stärksten trifft das die Praktiker. Von den 55- bis 64-Jährigen haben laut AMS 55 Prozent eine Lehre oder berufsbildende mittlere Schule abgeschlossen, bei den 25- bis 34-Jährigen sind es 37 Prozent. Mit jedem Pensionsantritt geht also Facharbeit aus dem Betrieb, die schwer nachzubesetzen ist. Wer jetzt plant, welches Wissen bleiben muss, hat noch Zeit. Genau dabei setzen wir in der KI-Beratung an: erst klären, was gesichert werden muss, dann entscheiden, wo KI dabei hilft.

Was ist Erfahrungswissen und warum geht es so leicht verloren?

Erfahrungswissen ist alles, was jemand weiß, ohne nachzuschauen. Welche Maschine bei Kälte länger zum Anlaufen braucht, welcher Kunde vor dem Angebot einen Anruf erwartet, welcher Lieferant bei Engpässen trotzdem liefert. Dieses Wissen steht in keinem Handbuch, weil es dem Menschen, der es hat, selbstverständlich vorkommt. Er merkt oft gar nicht, dass er es weiß.

In Betrieben sehen wir oft dasselbe Bild: Die Dokumentation beschreibt den Normalfall, die erfahrene Kollegin kennt die Ausnahmen. Solange sie da ist, fällt die Lücke niemandem auf, am ersten Tag nach ihrem Abschied allen. Typisch gefährdet sind fünf Arten von Wissen:

• Ausnahmen im Ablauf: was zu tun ist, wenn der Standardweg nicht funktioniert.
• Beziehungswissen: wer bei Kunden, Lieferanten und Behörden wirklich entscheidet und wie man mit ihnen redet.
• Fehlerwissen: was schon einmal schiefgegangen ist und warum man es seitdem anders macht.
• Begründungen: warum eine Einstellung, ein Preis oder eine Reihenfolge so ist, wie sie ist.
• Ortswissen: wo im Archiv, auf dem Fileserver oder im Lager etwas liegt, das nur selten gebraucht wird.

Wann sollte die Wissensübergabe beginnen?

Sobald der Pensionsantritt absehbar ist, und damit meist zwei bis drei Jahre vorher. Erfahrungswissen lässt sich nicht in einem Abschiedsgespräch übergeben. Es braucht viele konkrete Fälle, und die treten nur im laufenden Betrieb auf. Manches kommt nur einmal im Jahr vor, etwa die Inventur, der Jahresabschluss oder die Wartung vor der Saison. Wer erst ein halbes Jahr vorher anfängt, verpasst genau diese Fälle.

Altersteilzeit und Teilpension schaffen dafür die nötige Überlappung, wenn man sie richtig wählt. Beim Altersteilzeitgeld wird die Normalarbeitszeit laut AMS um 40 bis 60 Prozent reduziert. Seit 1. Jänner 2026 gibt es außerdem die Teilpension: Laut oesterreich.gv.at reduziert der Mitarbeiter seine Arbeitszeit um mindestens 25 und höchstens 75 Prozent und bezieht daneben einen Teil seiner Pension. Voraussetzung ist ein Anspruch auf Korridor-, Schwerarbeits-, Langzeitversicherten- oder Alterspension, und der Arbeitgeber muss der Reduktion schriftlich zustimmen.

Wie finden Sie heraus, welches Wissen gefährdet ist?

Mit einer einfachen Wissenslandkarte: Wer geht wann, und welche Aufgaben kann heute nur diese Person erledigen? Dafür reicht eine Tabelle, ein eigenes Werkzeug braucht es am Anfang nicht. Wichtig ist, dass Sie konkret werden. „Kennt sich mit der Anlage aus“ hilft niemandem, „stellt nach einem Werkzeugwechsel die Maschine so ein, dass der erste Durchlauf passt“ schon.

1. 01

   Pensionsantritte der nächsten fünf Jahre auflisten

   Mit voraussichtlichem Datum und dem geplanten Übergangsmodell. Diese Liste kennt meist nur die Personalabteilung, sie gehört aber auch zu den Abteilungsleitern.

2. 02

   Aufgaben pro Person sammeln

   Fragen Sie die Person selbst und ihre Kollegen: Wann ruft man sie an? Was bleibt liegen, wenn sie zwei Wochen auf Urlaub ist? Die Antworten auf die zweite Frage sind meist die ehrlichsten.

3. 03

   Nach Risiko sortieren

   Wie oft wird die Aufgabe gebraucht, und was kostet es, wenn sie niemand mehr kann? Eine seltene Aufgabe mit großem Schaden, etwa die Wiederinbetriebnahme nach einem Stillstand, kommt nach oben.

4. 04

   Nachfolger zuordnen

   Pro Aufgabe eine Person, die übernimmt. Ohne Namen bleibt die Übergabe ein Vorsatz.

Welche Methoden funktionieren in der Praxis?

Am besten wirkt Mitarbeiten statt Erklären. Wer eine Aufgabe zehnmal neben dem Erfahrenen erledigt hat, kann sie. Wer sie zehnmal erklärt bekommen hat, meistens nicht. Alles andere ergänzt dieses Tandem:

• Tandem mit festen Übergabetagen: Der Nachfolger übernimmt die Aufgabe, der Erfahrene schaut zu und greift nur ein, wenn es nötig ist. Rollen bewusst tauschen, sobald es klappt.
• Gespräche über konkrete Fälle: Fragen Sie nicht „Wie läuft die Reklamation?“, sondern „Erzählen Sie vom letzten Mal, als eine Reklamation schwierig war.“ Aus Geschichten kommen die Ausnahmen, aus allgemeinen Fragen nur der Normalfall.
• Kurze Videos am Arbeitsplatz: Ein Handgriff, eine Einstellung oder ein Weg durchs Programm, mit dem Handy gefilmt und kommentiert. Zwei Minuten Video ersetzen oft drei Seiten Text.
• Fehlersammlung: Was ist in den letzten Jahren schiefgegangen, und woran erkennt man es früh? Diese Liste schreibt niemand freiwillig, sie ist aber oft das Wertvollste.
• Kontaktliste mit Kontext: Nicht nur Namen und Nummern, sondern wofür man wen anruft und was dabei wichtig ist.

Was nicht funktioniert: ein Übergabedokument, das in der letzten Woche vor dem Abschied entsteht. Es beschreibt, was der Mitarbeiter für wichtig hält, und das ist selten das, wonach der Nachfolger in einem halben Jahr sucht.

Wie hilft KI beim Sichern von Erfahrungswissen?

KI nimmt die Schreibarbeit ab und macht das Gesicherte später auffindbar. Das größte Hindernis bei der Wissenssicherung ist Zeit: Erfahrene Mitarbeiter erzählen gern, schreiben aber ungern. Mit KI reicht das Erzählen.

1. 01

   Gespräch aufzeichnen und transkribieren

   Microsoft Teams etwa erstellt laut Microsoft eine Live-Transkription, auch für Deutsch. Alle Teilnehmer sehen einen Hinweis, dass transkribiert wird, und der Organisator kann das Transkript als Word- oder VTT-Datei herunterladen. Für Gespräche in der Werkstatt oder am Lager tut es auch eine Sprachaufnahme am Handy, die danach in Text umgewandelt wird.

2. 02

   Text strukturieren lassen

   Ein Sprachmodell macht aus einem einstündigen Gespräch eine Checkliste, eine Liste mit Fragen und Antworten oder ein Glossar mit internen Begriffen. Es kann auch Lücken markieren und Nachfragen für das nächste Gespräch vorschlagen.

3. 03

   Vom Experten prüfen lassen

   Der Mitarbeiter liest das Ergebnis und korrigiert es. Das ist Pflicht, denn ein Sprachmodell füllt Lücken gern mit plausiblen Annahmen. Wie man das systematisch abfängt, steht im Artikel KI-Halluzinationen vermeiden.

4. 04

   Durchsuchbar ablegen

   Geprüfte Texte, Videos mit Transkript und Checklisten kommen in einen Bestand, den eine KI-Suche durchsuchen kann. Dann fragt der Nachfolger in einem Jahr einfach nach und bekommt die Stelle mit Quelle. Wie das technisch funktioniert, erklärt der Artikel Eigene Dokumente für KI nutzbar machen.

KI kann nur festhalten, was jemand ausspricht oder zeigt. Das Gefühl dafür, wann eine Maschine anders klingt als sonst, entsteht nur durch gemeinsame Arbeit. Deshalb ist KI hier ein Werkzeug fürs Dokumentieren und Wiederfinden, das Tandem bleibt der Kern.

Woran erkennen Sie, dass die Übergabe funktioniert hat?

Daran, dass der Nachfolger die Aufgabe allein erledigt, solange der Erfahrene noch im Haus ist. Planen Sie dafür einen Probelauf ein: Der Nachfolger übernimmt ein paar Wochen komplett, der Erfahrene ist nur noch auf Abruf. Jede Frage, die in dieser Zeit kommt, zeigt eine Lücke, die sich jetzt noch schließen lässt.

• Der Nachfolger hat die wichtigsten Aufgaben mindestens einmal allein erledigt, auch die seltenen.
• Die Fehlersammlung und die Kontaktliste sind geprüft und liegen dort, wo das Team sie findet.
• Fragen an die KI-Suche liefern die richtige Antwort mit Verweis auf das geprüfte Dokument.
• Es gibt eine Vereinbarung, ob und wie der Mitarbeiter nach dem Pensionsantritt für Rückfragen erreichbar ist.

Wenn Sie wissen wollen, wo in Ihrem Betrieb das meiste Wissen an wenigen Köpfen hängt und welcher Teil sich mit KI sichern lässt, gehen wir das in der KI-Beratung gemeinsam durch. Schreiben Sie uns über den Kontakt.