Belege mit KI erfassen: So lesen Betriebe Rechnungen und Lieferscheine automatisch aus

KI erfasst Belege, indem sie ein Foto, einen Scan oder ein PDF liest und die Felder herauszieht, die sonst jemand abtippt: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersatz und Positionen. Das Ergebnis landet als Datensatz in Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Ein Mensch prüft die unsicheren Fälle und gibt frei. Das Original bleibt archiviert.

In vielen Betrieben läuft das heute noch so: Lieferscheine kommen mit der Ware, Rechnungen per Post oder als PDF im Postfach, Kassenbons in der Jackentasche. Jemand im Büro tippt alles ab, gleicht Lieferschein und Rechnung von Hand ab und legt das Papier in einen Ordner. Diese Arbeit ist monoton, fehleranfällig und genau der Teil, den eine Automatisierung mit KI gut übernimmt.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und KI-Belegerfassung?

OCR macht aus einem Bild Text, KI macht aus dem Text strukturierte Daten. Klassische Texterkennung liefert Ihnen alle Wörter auf dem Beleg, weiß aber nicht, welche Zahl der Gesamtbetrag ist und welche die Kundennummer. Ältere Systeme lösten das mit einer Vorlage pro Lieferant: Der Betrag steht immer an dieser Stelle. Ändert der Lieferant sein Layout, stimmt die Vorlage nicht mehr.

Heutige Modelle verstehen den Aufbau eines Belegs ohne Vorlage. Microsoft beschreibt für sein fertiges Rechnungsmodell, dass es Rechnungen als Handyfoto, Scan oder digitales PDF verarbeitet, Kopfdaten und einzelne Positionen herauszieht und das Ergebnis als strukturierte Daten zurückgibt. Laut Dokumentation unterstützt das Modell Rechnungen in 27 Sprachen. Ähnliche Dienste gibt es von anderen Anbietern, und große Sprachmodelle können Belege inzwischen ebenfalls direkt lesen.

Welche Belege kann KI auslesen?

Alles, was einen erkennbaren Aufbau hat und lesbar ist. In der Praxis sind das vor allem diese vier Gruppen:

• Eingangsrechnungen als PDF oder Papier: Lieferant, UID, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto, Positionen.
• Lieferscheine: Lieferscheinnummer, Bestellbezug, Artikel, Mengen. Der Abgleich mit Bestellung und Rechnung ist der eigentliche Gewinn.
• Kassenbons und Tankbelege: Händler, Datum, Betrag, Steuersatz. Oft zerknittert und schlecht fotografiert, deshalb die anspruchsvollste Gruppe.
• Auftragsbestätigungen und Angebote von Lieferanten: Preise, Liefertermine und Konditionen für den späteren Abgleich.

Die Grenze ist die Bildqualität. Microsoft nennt als Mindestgröße für erkennbaren Text etwa 8 Punkt bei 150 dpi und empfiehlt ein klares Foto oder einen guten Scan pro Dokument. Handschriftliche Vermerke auf Lieferscheinen, etwa „3 Stück fehlen“, liest ein modernes Modell oft mit. Verlassen sollten Sie sich darauf nicht, solche Vermerke gehören in die Prüfliste.

Was verlangen BAO und UStG bei digitalen Belegen?

Belege müssen sieben Jahre aufbewahrt werden, und eine digitale Ablage ist erlaubt, wenn die Wiedergabe vollständig und originalgetreu bleibt. So steht es in § 132 BAO. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht. Auf Datenträgern dürfen Sie Belege aufbewahren, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit möglich ist.

Für die KI-Erfassung heißt das: Die ausgelesenen Daten ersetzen den Beleg nicht. Das Bild oder PDF wird unverändert archiviert, die Daten verweisen darauf. Ob und wann Sie Papieroriginale nach dem Scannen vernichten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor der erste Ordner im Altpapier landet.

Der zweite Punkt sind die Rechnungsmerkmale. § 11 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss, damit der Vorsteuerabzug hält: unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und die UID des Lieferanten. Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro gelten weniger Angaben. Eine gute Belegerfassung prüft diese Merkmale gleich mit und markiert Rechnungen, bei denen etwas fehlt.

Wo macht KI bei Belegen Fehler?

Bei schlechten Bildern, bei ungewöhnlichen Layouts und überall dort, wo eine Zahl plausibel aussieht, aber zum falschen Feld gehört. Typisch sind vertauschte Netto- und Bruttobeträge, ein Lieferdatum statt des Rechnungsdatums oder eine Bestellnummer, die als Rechnungsnummer erkannt wird. Bei Sprachmodellen, die einen Beleg frei lesen, kommt dazu das Risiko, dass sie einen fehlenden Wert ergänzen statt ihn leer zu lassen. Wie man solche Halluzinationen abfängt, beschreibt der Artikel KI-Halluzinationen vermeiden.

Die Gegenmittel sind einfach und wirken zuverlässig, wenn sie fest in den Ablauf eingebaut sind:

• Rechenprüfung: Netto plus Steuer muss Brutto ergeben, die Summe der Positionen muss den Gesamtbetrag treffen. Stimmt das nicht, geht der Beleg zur Prüfung.
• Abgleich mit Stammdaten: Lieferant und UID müssen zu einem bekannten Kreditor passen, die Bestellnummer zu einer offenen Bestellung.
• Dublettenprüfung: Dieselbe Rechnungsnummer vom selben Lieferanten darf nur einmal vorkommen.
• Sicherheitswerte nutzen: Viele Dienste geben pro Feld an, wie sicher die Erkennung ist. Unter einer Schwelle schaut ein Mensch hin.
• Leere Felder erlauben: Das System darf „nicht gefunden“ zurückgeben. Ein leeres Feld ist besser als ein erfundenes.

Wie läuft die Belegerfassung mit KI im Betrieb ab?

Belege kommen an einer Stelle an, die KI liest sie aus, feste Regeln prüfen das Ergebnis, und ein Mensch gibt die Ausnahmen frei. Dieser Ablauf hat sich bewährt:

1. 01

   Einen Eingang festlegen

   Ein Postfach wie rechnungen@ für PDFs, dazu ein Scanner oder eine App für Papier und Fotos von unterwegs. Belege, die woanders landen, fehlen später. Für Rechnungen im allgemeinen Postfach hilft eine Vorsortierung, wie sie der Artikel E-Mails automatisch sortieren beschreibt.

2. 02

   Auslesen und archivieren

   Die KI zieht die Felder heraus, das Original geht unverändert ins Archiv. Daten und Beleg sind über eine eindeutige Kennung verbunden.

3. 03

   Automatisch prüfen

   Rechenprüfung, Stammdatenabgleich, Dubletten und Pflichtmerkmale nach § 11 UStG. Bei Lieferscheinen der Abgleich mit Bestellung und später mit der Rechnung.

4. 04

   Ausnahmen an Menschen

   Nur Belege mit Abweichungen oder unsicheren Feldern landen in einer Prüfliste, mit dem Bild daneben und den fraglichen Feldern markiert.

5. 05

   Übergabe an Buchhaltung oder Warenwirtschaft

   Freigegebene Datensätze gehen per Schnittstelle weiter oder als Export an die Steuerberatung. Niemand tippt sie ein zweites Mal ein.

Unsere Empfehlung: Starten Sie mit Eingangsrechnungen von Ihren zehn häufigsten Lieferanten. Die sind gut lesbar, kommen regelmäßig und zeigen nach wenigen Wochen, wie oft die Prüfung eingreifen muss. Lieferscheine und Kassenbons kommen im zweiten Schritt dazu.

Reicht eine fertige Software oder braucht es eine eigene Lösung?

Für reine Eingangsrechnungen reicht oft das, was Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre Steuerberatung schon anbietet. Viele Programme haben eine Belegerkennung eingebaut. Schauen Sie zuerst dort nach, bevor Sie etwas Neues einführen.

Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn die Daten in mehr als ein System müssen. Der Lieferschein soll gegen die Bestellung im ERP laufen, die Rechnung gegen den Lieferschein, die Mengen ins Lager und der Beleg ins Archiv. Fertige Werkzeuge decken meist nur ein Stück davon ab. Laut Statistik Austria nannten 2025 8 % der österreichischen Unternehmen ohne KI die fehlende Vereinbarkeit mit bestehenden Geräten, Programmen und Systemen als Grund. Genau diese Verbindung bauen wir in der Automatisierung: KI fürs Lesen, feste Regeln fürs Prüfen und Schnittstellen zu den Systemen, die Sie schon haben.

Ein Punkt gehört in jede Entscheidung: Belege enthalten Namen, Adressen und Bankdaten. Läuft das Auslesen über einen Cloud-Dienst, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und sollten wissen, wo die Daten verarbeitet werden. Die Abwägung zwischen Cloud und eigenem Server steht im Artikel KI-Daten und DSGVO. Wenn Sie wissen wollen, wie viel Abtipparbeit in Ihrem Betrieb steckt, schauen wir uns Ihren Belegfluss gemeinsam an. Schreiben Sie uns über den Kontakt.