Abtippen
Daten aus einer E-Mail, einem PDF oder einem Portal wandern per Hand ins eigene System.
Prozessautomatisierung aus Salzburg
Jeden Monat dieselben vier Stunden für dieselbe Aufgabe.
Zahlen zusammensuchen, in eine Vorlage kippen, prüfen, verschicken. Keiner macht das gern, trotzdem passiert es jeden Monat, und den Aufwand hat nie jemand gemessen.
Prozessautomatisierung übernimmt wiederkehrende Handarbeit im Betrieb: Zahlen von einem System ins andere übertragen, Berichte zusammenstellen, Angebote und Rechnungen vorbereiten. Wir fangen bei der Aufgabe an, die am meisten Zeit kostet, messen den Aufwand und automatisieren sie auf dem, was bei Ihnen schon läuft. Je nach Größe dauert ein Projekt ab zwei Wochen aufwärts.
So viel Zeit kostet eine einzige wiederkehrende Aufgabe im Jahr.
Vier Stunden im Monat bei einer Person ergeben übers Jahr eine ganze Arbeitswoche, für eine Aufgabe, die niemand vermissen würde. Meistens gibt es mehrere davon.
48 Stunden
4 Stunden pro Monat × 12 Monate
= 48 Stunden
Die meisten sagen sich, das ist eben so.
Oder sie kaufen ein Werkzeug, das alles automatisieren soll, und stellen nach drei Monaten fest, dass die Einrichtung länger dauert, als die Handarbeit gedauert hätte.
Automatisiert wird zuerst, was am meisten kostet.
Vier Stunden im Monat sind fünf Arbeitstage im Jahr. Mit solchen Zahlen entscheiden wir, wo wir anfangen, auch wenn eine andere Aufgabe leichter zu automatisieren wäre.
So sieht das im Alltag aus.
Zusammensuchen
Ein Bericht entsteht monatlich aus drei Quellen, von Hand zusammengefügt, jedes Mal gleich.
Nachfassen
Jemand führt eine Liste, wer noch nicht geantwortet hat, und erinnert von Hand.
Was sich beschreiben lässt, lässt sich automatisieren.
Wenn Sie den Ablauf in Sätzen erklären können, können wir ihn bauen. Übrig bleiben die Entscheidungen, und die trifft weiter ein Mensch.
Das bauen wir
- Automatische Übernahme von Daten aus E-Mails, PDF und Portalen
- Wiederkehrende Auswertungen und Berichte, die sich selbst erzeugen
- Angebote, Rechnungen und Bestätigungen aus Vorlagen
- Erinnerungen und Eskalationen ohne jemanden, der eine Liste führt
Das bauen wir nicht
- Automatisierung von Abläufen, die vorher niemand aufgeräumt hat
- Entscheidungen, die aus rechtlichen Gründen ein Mensch treffen muss
- Lösungen, die nur laufen, solange ein bestimmter Browser offen ist
So läuft es ab.
Schritt I
Hinschauen
Wir verbringen einen halben Tag bei Ihnen im Betrieb, sehen zu, wo Daten per Hand wandern, und schreiben mit.
Schritt II
Entscheiden
Sie bekommen einen Vorschlag mit Aufwand und Preis. Manchmal steht darin, dass Sie uns nicht brauchen.
Schritt III
Bauen
Wir bauen in Abschnitten von zwei Wochen. Nach jedem sehen Sie etwas, das schon läuft.
Schritt IV
Übergeben
Wir zeigen Ihrem Team, wie es läuft, und bleiben erreichbar.
Häufige Fragen
Steht Ihre Frage nicht dabei, rufen Sie an. Wir antworten innerhalb eines Werktags.
Was lässt sich in einem Betrieb automatisieren?
Alles, was regelmäßig gleich abläuft und sich in Regeln beschreiben lässt. Typisch sind Datenübertragung zwischen Systemen, Dokumente aus Vorlagen, wiederkehrende Auswertungen und Erinnerungen. Nicht automatisierbar sind Abläufe, bei denen jedes Mal jemand nach Gefühl entscheidet.
Ab wann rechnet sich Automatisierung?
Rechnen Sie die Stunden pro Jahr und multiplizieren Sie sie mit Ihrem internen Stundensatz. Liegt das Ergebnis deutlich über dem einmaligen Aufwand, rechnet es sich. Bei vier Stunden im Monat sind es fünf Arbeitstage im Jahr, und dann meist ja.
Wie lange dauert ein Automatisierungsprojekt?
Je nach Größe ab zwei Wochen aufwärts. Wir bauen in Abschnitten von zwei Wochen, nach jedem sehen Sie etwas, das schon läuft. Wie lange es insgesamt dauert, hängt daran, wie viele Systeme beteiligt sind und wie viele Aufgaben automatisiert werden. Eine belastbare Angabe bekommen Sie, nachdem wir einen halben Tag bei Ihnen im Betrieb zugesehen haben.
Brauchen wir dafür neue Software?
Meistens nicht. Automatisierung setzt in der Regel auf dem auf, was schon läuft. Neue Software kommt nur ins Spiel, wenn das bestehende System gar keinen Zugang nach außen hat.
Was passiert, wenn sich der Ablauf ändert?
Wir bauen die Regeln so, dass sie an einer Stelle stehen und ohne Entwicklung angepasst werden können, wo das sinnvoll ist. Für größere Änderungen sind wir erreichbar.
Ist das dasselbe wie künstliche Intelligenz?
Nein. Die meiste sinnvolle Automatisierung ist schlicht sauber gebaute Regeltechnik und braucht kein Sprachmodell. Wo eines wirklich hilft, etwa beim Auslesen unstrukturierter Dokumente, setzen wir es ein und sagen Ihnen, wo es sich irren kann. Wie wir Sprachmodelle in bestehende Systeme einbauen, zeigt die KI-Integration.
Wie merken wir, wenn etwas schiefläuft?
Jede Automatisierung meldet sich, wenn sie nicht durchläuft. Sie bekommen eine Nachricht mit dem, was hängt, statt es Wochen später an falschen Zahlen zu bemerken.
Ein Anruf, und Sie wissen, ob wir Ihnen helfen können.
Manchmal lautet die Antwort, dass Sie uns gar nicht brauchen. Auch dann kostet Sie das Gespräch nichts.
