Copilot, ChatGPT oder eigene KI-Lösung: Was passt für einen Betrieb mit 50 Leuten?

Für die meisten Betriebe mit 50 Leuten passt beides, in der richtigen Reihenfolge: zuerst Copilot oder ChatGPT Business für Texte, E-Mails und Zusammenfassungen. Sobald die KI eigene Preise, Materialien oder das Projektarchiv kennen muss, kommt eine eigene Anbindung dazu, denn an diese Daten kommt eine Standardlizenz allein nicht heran.

Welches Produkt besser ist, hängt davon ab, welche Arbeit Sie loswerden wollen. Ein Kalkulant, der jeden Tag Angebote schreibt, braucht etwas anderes als die Büroleitung, die Protokolle zusammenfasst.

Was kann Microsoft Copilot im Betrieb wirklich?

Microsoft 365 Copilot, bei Microsoft inzwischen schlicht Microsoft Copilot genannt, arbeitet in Word, Excel, Outlook und Teams. Es greift über Microsoft Graph auf E-Mails, Chats und Dokumente zu und leitet Antworten daraus ab. Das ist stark, wenn Ihre Arbeit ohnehin in Microsoft 365 stattfindet.

Copilot zeigt laut Microsoft nur Daten, auf die der jeweilige Nutzer mindestens Leserechte hat. Sind die Berechtigungen in SharePoint und Teams über Jahre gewachsen, wird genau das zum Problem: Dann findet Copilot Dinge, die nicht für jeden gedacht waren. Was nicht in Microsoft 365 liegt, etwa der alte Fileserver, die Kalkulationssoftware oder das ERP, sieht Copilot ohne zusätzliche Anbindung gar nicht.

Microsoft listet Copilot Business für Österreich mit 18,20 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich Umsatzsteuer. Bis 31. Dezember 2026 läuft eine Aktion mit 15,60 Euro im ersten Jahr, bei monatlicher Zahlung sind es 21,84 Euro. Copilot Business ist für bis zu 300 Nutzer gedacht und setzt einen passenden Microsoft-365-Plan voraus.

Für 50 Lizenzen sind das zum Listenpreis 910 Euro im Monat. Die braucht aber nicht jeder, denn wer auf der Baustelle steht, schreibt keine Berichte in Word. 15 Lizenzen für Büro, Kalkulation und Projektleitung kosten 273 Euro im Monat.

Wann reicht ChatGPT für einen Betrieb?

ChatGPT ist stark bei allem, was mit Sprache zu tun hat: E-Mails formulieren, Ausschreibungstexte zusammenfassen, Arbeitsanweisungen aus Stichworten schreiben, Excel-Formeln erklären. Wer nicht ohnehin in Microsoft 365 arbeitet, kommt damit oft schneller ans Ziel.

Dabei kommt es auf das Konto an. Laut OpenAI werden Eingaben bei ChatGPT Business, Enterprise und der API standardmäßig nicht zum Training verwendet. Bei Gratis- und Plus-Konten ist das Training standardmäßig aktiv, es lässt sich aber abschalten. Private Konten von Mitarbeitern sind deshalb keine Lösung für Kundendaten.

An seine Grenze kommt ChatGPT bei allem, was nur Ihr Betrieb weiß. Lässt man ChatGPT eine Kostenschätzung erstellen, kennt es weder die eigenen Materialien noch die eigenen Preise. Die Schätzungen klingen plausibel und sind trotzdem falsch, und so ein Angebot will keiner rausschicken.

Wann braucht ein Betrieb eine eigene KI-Lösung?

Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn die Antwort in Ihren eigenen Daten steckt. Typische Fälle:

• Angebote sollen mit dem eigenen Artikelstamm, den eigenen Preisen und den eigenen Kalkulationsregeln vorbereitet werden.
• Das Wissen liegt in einem Projektarchiv. Ein Elektro- und Automatisierungsbetrieb mit rund 100 Leuten hat 1,6 Millionen Dateien und 2 Terabyte aus 30 Jahren auf dem Fileserver.
• Lieferscheine, Rechnungen oder Aufmaße sollen automatisch ausgelesen und ins ERP übernommen werden.
• Daten dürfen das Haus nicht verlassen, etwa wegen Kundenverträgen oder Betriebsgeheimnissen.

Dafür müssen Sie kein Sprachmodell selbst trainieren. Ein vorhandenes Modell wird an Ihre Systeme angeschlossen und arbeitet dann mit Ihren Daten. Wie das aussieht, zeigen wir bei der KI-Integration. Wo Schnittstellen fehlen, entstehen sie über Individualprogrammierung oder Automatisierung.

Copilot, ChatGPT oder eigene Lösung: Wie unterscheiden sie sich?

Warum bleiben gekaufte Copilot-Lizenzen oft ungenutzt?

Viele Betriebe zahlen für Copilot und nutzen es kaum. Das liegt selten am Werkzeug: Die Lizenzen werden gekauft, eine Info-Mail geht raus, und nach einem Monat öffnet kaum jemand das Copilot-Fenster, weil niemand gezeigt hat, wofür es im eigenen Alltag gut ist. Die wichtigen Daten liegen ohnehin woanders.

Was hilft, ist Schulung an echten Aufgaben, nach zwei Wochen ein Blick darauf, was benutzt wird, und danach gezieltes Nachschärfen. Den Ablauf beschreibt der Artikel ChatGPT im Betrieb einführen.

In welcher Reihenfolge sollte ein Betrieb entscheiden?

1. 01

   Messen

   Ein bis zwei Wochen erfassen, wo Zeit verloren geht: Angebote, Suchen im Archiv, Abtippen von Belegen. Ohne diese Zahlen ist jede Entscheidung geraten.

2. 02

   Standardwerkzeug für Text und Kommunikation

   Copilot, wenn Sie in Microsoft 365 arbeiten, sonst ChatGPT Business. Eingeführt wird das Werkzeug mit einer Schulung an echten Aufgaben.

3. 03

   Eigene Lösung nur dort, wo der Standard nachweislich nicht reicht

   Ein Pilot über sechs bis zehn Wochen mit 20 bis 30 echten Projekten zeigt, ob es im Alltag funktioniert.

4. 04

   Skalieren oder stoppen

   Hält der Pilot, was er verspricht, wird er ausgerollt. Wenn nicht, wird er beendet, und Sie wissen, dass sich KI an dieser Stelle nicht lohnt.

„Wenn KI keinen Sinn hat, sage ich einfach nein“, sagt Fabian Fürlinger, Gründer von AP&F. In den meisten Betrieben weiß schlicht niemand, wo KI sinnvoll eingesetzt werden kann.